Najczęstsze błędy przy zawieraniu ubezpieczenia dla członków władz

Ubezpieczenie dla członków władz (D&O) – dlaczego dochodzi do błędów?

Ubezpieczenie dla członków władz, znane jako D&O (Directors and Officers), chroni osoby zasiadające w zarządach, radach nadzorczych i pełniące funkcje kluczowe przed roszczeniami wynikającymi z błędów w zarządzaniu. Mimo rosnącej świadomości ryzyka, wiele organizacji wciąż popełnia powtarzalne błędy przy zawieraniu polis, które ujawniają się dopiero w chwili szkody. Konsekwencje mogą być dotkliwe: odmowa wypłaty, niewystarczająca suma gwarancyjna lub luki w zakresie.

Źródłem problemów bywa pośpiech, kopiowanie zapisów z innych polis czy brak zrozumienia różnic między wariantami ochrony (Side A, Side B, Side C). Niekiedy rozjazd między rzeczywistym ryzykiem a opisem działalności w ankiecie ubezpieczeniowej powoduje spory przy likwidacji szkody. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy i podpowiadamy, jak ich uniknąć.

Niedopasowany zakres i zbyt niska suma gwarancyjna

Jednym z kluczowych błędów jest wybór sumy gwarancyjnej „na oko”, bez analizy ekspozycji finansowej spółki i członków władz. W przypadku wielowątkowych postępowań, kosztów obsługi prawnej w wielu jurysdykcjach czy roszczeń zbiorowych, nawet pozornie wysoka suma może wyczerpać się na wczesnym etapie sporu. Zbyt niska suma uderza w prywatny majątek menedżerów, zwłaszcza w obszarze Side A (ochrona, gdy spółka nie może ich zwolnić z odpowiedzialności).

Drugim problemem jest pomijanie specyficznych ryzyk, jak ochrona dla spółki w przypadku roszczeń z tytułu papierów wartościowych (Side C), rozszerzenia o odpowiedzialność za błędy w procesach M&A, czy klauzule dotyczące kosztów przestojów i postępowań administracyjnych. Zakres powinien odzwierciedlać profil ryzyka, wielkość podmiotu, strukturę kapitałową i plany rozwojowe.

Nieczytanie wyłączeń i klauzul ograniczających

W D&O diabeł tkwi w szczegółach. Ogólne warunki i klauzule dodatkowe zawierają wyłączenia, które potrafią radykalnie zmienić realny poziom ochrony. Często pomija się zapisy dotyczące sankcji i kar administracyjnych, roszczeń wynikających z zanieczyszczeń środowiska, naruszeń prawa pracy czy cyberincydentów. W efekcie polisa nie zadziała tam, gdzie ryzyko jest największe.

Błędem jest również akceptacja szerokich klauzul „insured vs insured” bez odpowiednich wyjątków (np. dla sygnalistów, likwidatorów, roszczeń derivative). Warto doprecyzować definicje „szkody”, „roszczenia”, „osób objętych ochroną” oraz urealnić próg odpowiedzialności, aby uniknąć nieporozumień przy zgłaszaniu szkody.

Brak retroaktywności i odpowiedniego „taila” (okresu zgłoszenia roszczeń)

Ubezpieczenie D&O działa zwykle w formule „claims-made”, czyli obejmuje roszczenia zgłoszone w okresie ubezpieczenia, dotyczące zdarzeń po dacie retroaktywnej. Błędem jest wykupienie polisy bez retroaktywności lub z krótką retroaktywnością, co wyklucza ochronę za decyzje podjęte w przeszłości. W praktyce wiele sporów dotyczy działań z ubiegłych lat.

Równie istotny jest „tail” (extended reporting period), który pozwala zgłosić roszczenia po wygaśnięciu polisy, np. po zmianie składu zarządu, sprzedaży spółki czy jej likwidacji. Zbyt krótki „tail” to częsta pułapka. Dobrą praktyką jest zabezpieczenie co najmniej 3–6 lat dla kluczowych stanowisk, a w niektórych branżach nawet dłużej.

Nieprawidłowe lub niepełne deklaracje w ankiecie ryzyka

Niedokładne wypełnienie ankiety underwritingowej, pomijanie istotnych zdarzeń lub ryzykowne „upiększanie” danych to prosta droga do odmowy wypłaty świadczenia. Ubezpieczyciel opiera się na informacjach ze zgłoszenia, a rozbieżności mogą skutkować wznowieniem postępowania i sporem o ważność umowy.

Zamiast skrótów, warto przygotować rzetelny pakiet: aktualne sprawozdania finansowe, opis procesów compliance, historię roszczeń, informacje o sporach, zmianach właścicielskich i planowanych transakcjach. Transparentność często przekłada się na lepsze warunki i mniej sporów przy likwidacji szkody.

Nieuwzględnienie branży, jurysdykcji i zasięgu terytorialnego

Ryzyka w sektorze technologicznym, finansowym czy medycznym znacząco się różnią. Błędem jest kupowanie „uniwersalnej” polisy bez rozszerzeń dedykowanych branży, np. w ochronie zdrowia: nadzór nad zgodnością kliniczną, dokumentacją medyczną, danymi pacjentów czy kontraktami z NFZ i prywatnymi płatnikami. Warto skorzystać z wiedzy branżowej i case studies, także z rynków zagranicznych. Przydatne informacje dla placówek medycznych znajdują się pod adresem: https://b-i-k.pl/branze/opieka-zdrowotna/.

Kolejny klasyczny błąd to zbyt wąski zakres terytorialny i jurysdykcyjny. Jeżeli spółka działa w wielu krajach lub jest notowana na giełdzie, należy upewnić się, że polisa obejmuje właściwe jurysdykcje, a klauzule uwzględniają lokalne wymogi (np. USA/Canada, UK, UE). Nierzadko potrzebne są programy międzynarodowe lub lokalne polisy różnicowe (DIC/DIL).

Luki w zarządzaniu polisą i procesie likwidacji szkody

Nawet dobrze skonstruowana polisa nie pomoże, jeśli organizacja nie ma procedur wczesnego wykrywania i zgłaszania roszczeń. Częstym błędem jest zwlekanie z notyfikacją „okoliczności mogących prowadzić do roszczenia”, co w D&O bywa kluczowe. Każde wezwanie, zawiadomienie o kontroli lub pozew powinny trafiać do wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za ubezpieczenia.

W praktyce szkody komplikują się z powodu chaotycznej komunikacji z ubezpieczycielem, braku zgody na wybór kancelarii czy nieprzestrzegania warunków współpracy. Warto wcześniej ustalić panel prawny, procedury reakcji na incydent i regularnie szkolić członków władz z zakresu obowiązków związanych z polisą.

Kierowanie się wyłącznie ceną i brak niezależnego doradztwa

Najtańsza oferta rzadko bywa najlepsza. Ograniczenie porównania do samej składki prowadzi do przeoczenia krytycznych różnic w definicjach, wyłączeniach, podlimitach i franszyzach. Oszczędność w momencie zakupu łatwo zamienia się w koszt przy pierwszej poważnej szkodzie.

Brak wsparcia doświadczonego brokera lub prawnika ubezpieczeniowego to kolejny błąd. Specjaliści pomogą dobrać właściwy program (w tym polisy nadwyżkowe), wynegocjować kluczowe klauzule i zbudować strategię roszczeniową, co często decyduje o skuteczności ochrony.

Jak uniknąć błędów – praktyczna lista działań

Po pierwsze, przeprowadź audyt ryzyka: mapuj źródła roszczeń (ład korporacyjny, finanse, HR, ESG, cyber, compliance), oceń ekspozycję finansową i scenariusze szkód. Na tej podstawie dobierz sumę gwarancyjną i zdecyduj o konieczności polis nadwyżkowych oraz rozszerzeń branżowych.

Po drugie, dopracuj dokumentację underwritingową i procesy: rzetelnie wypełnij ankiety, ustal szeroką retroaktywność i adekwatny „tail”, doprecyzuj klauzule (insured vs insured, koszty obrony od pierwszej złotówki, wybór kancelarii, pokrycie postępowań administracyjnych), ustaw procedury wczesnego zgłaszania i szkolenia dla zarządu. Regularnie przeglądaj polisę po istotnych zmianach w spółce lub prawie.